Veel ondernemingen bevinden zich in een fase dat zij vervanging zoeken voor hun eerste generatie van digitale systemen. Zij hebben de nood om hun digitale architectuur te vernieuwen of professionaliseren. De gebruikte platformen zijn verouderd of het gat tussen de bestaande mogelijkheden en nieuwe wensen is dusdanig groot dat een investering vereist is. Staat u voor zo’n uitdaging, dan kan het interessant zijn uzelf te laten begeleiden door een onafhankelijke partners voor platformselectie, het opstellen van een Request For Information (RFI) en/of Request For Proposal (RFP) en daaropvolgende partnerselectie.
Wanneer u tot de conclusie komt dat uw bestaande systemen een flinke upgrade nodig hebben en u uw tech stack zou moeten herzien, dan is de eerste en meest logische stap om uw wensen te formaliseren. U doet dit middels het samenstellen van een lijst met vereisten, ook wel business requirements genoemd. Deze lijst gebruikt u als intern discussiedocument en kan ten grondslag liggen aan een briefing naar externe partijen die u ondersteunen in de bouw van uw digitale infrastructuur.
De business requirements omvatten onder meer een gedetailleerde oplijsting van alle vereisten vanuit een commercieel en operationeel oogpunt. Indien de conclusie is dat 1 of meerdere platformen in uw architectuur vervangen dient te worden, spreken we vervolgens van een replatforming. Meestal volgt er dan na het opstellen van een initiele lijst van vereisten een offerteronde, ook wel request for proposals. De request for proposal kan voorafgaan door een informatieuitvraag, een request for information.
Opstellen van de business requirements
De basis van uw platform- en partnerselectie is een lijst met business requirements, ofwel uw vereisten. Om die te formuleren en te documenteren beginnen we met een grondige analyse. We duiken in uw huidige commerciële processen en systemen. Wat werkt er wel, en wat niet? Samen brengen we alle functionele en niet-functionele vereisten in kaart.
Platformselectie
Als onderneming maakt u vooraf aan het uitsturen van uw RFP eerst een strategische keuze over het type platform dat u zoekt. Kiest u voor een proprietary of open-source platform? Wenst u een platform dat volledig wordt onderhouden door een commerciële, gespecialiseerde, onderneming – of wenst u een platform ondersteund door een brede community van programmeurs? Idem dito maakt u beter vooraf een strategische keuze of het platform een Software as a Service (SaaS) platform dient te zijn, of eerder self-managed.
Wenst u een platform waarbij 1 partij het volledige technische onderhoud voor zijn rekening neemt – of wenst u het beheer zelf te doen, waarbij u componenten als de servers, databases, software enzovoort zelf orchestreert?
Wij adviseren organisaties vrijwel altijd om de platformkeuze in house te laten uitvoeren of te laten begeleiden door een onafhankelijke partner die niet betrokken is bij de implementatie. In deze fase wordt een long list van mogelijke platformen vergeleken met de opgelijste vereisten. Enkele belangrijke controlecritera zijn daarin:
- Het systeem moet in staat om mee te groeien aan uw noden. Wat is de populariteit van het systeem onder ontwikkelaars? Kan u eventueel zelf voor het systeem aanvullende functionaliteit ontwikkelen en hoe moeilijk is dat?
- Hoe zijn de reviews van het systeem en eventuele extra toepassingen gebaseerd op het systeem (plug-ins / add-ons)? Welke problemen zijn bekend en hoe (snel) wordt daarop gereageerd?
- Heeft het systeem een matuur datamodel en kan deze data eenvoudig bewerkt worden? Is de data eenvoudig en veilig te im- en exporteren?
- Bestaan er standaardintegraties met derde systemen en biedt het systeem een (uitgebreide en betrouwbare) API?
- Hoeveel betalende klanten heeft het systeem?
Doe zeker geen aannames en verwacht niet dat iets ‘standaard ‘ is. Test ook zeker de admin omgeving van verschillende platformen in een demo omgeving om een beter beeld te vormen van de aangeboden software en test deze tegen de lijst met functionele vereisten. Uw technologiekeuze is meestal zeer bepalend voor succes en kan niet 1-2-3 aangepast worden wanneer u een foute keuze heeft gemaakt.
De valkuilen bij een leveranciersselectie
Wanneer u verschillende leveranciers benadert voor een offerte, dient u die daarna inhoudelijk te beoordelen. In de praktijk zullen deze leveranciers u een oplossingsrichting, of solution direction, aanbevelen. Meestal bevat die oplossing een combinatie van meerdere technologieën, ook wel een technology stack genoemd. Bij de keuze van de juiste technologische componenten is de opgelijste functionaliteit de basis. In feite kiest u in deze fase dus voor zowel een leveranciers als het platform.
Een valkuil bij het kiezen van een nieuwe digitale partner is om blindelings te kiezen voor een specifieke partner op basis van een doorverwijzing door vriend of collega. Uw uitdagingen verschillen immers van die van anderen. Beschikt uw mogelijke partner bijvoorbeeld over voldoende sectorkennis? Een andere valkuil is om enkel prijs als beslissingscriterium te hanteren. Stel u heeft een nieuwe website nodig, stelt de potentiele partner dan een op maat ontwerp voor, of een ontwerp op basis van standaardthema’s? Hoeveel revisies worden voorzien? Moet u zelf alle content input voorzien, of doet de partner dat? Op welke wijze wordt er geautomatiseerd? Worden er koppelingen voorzien met andere platformen (ERP, CRM, boekhouding, ..) en op welke wijze?
Een lage prijs kan verleidelijk zijn, maar leidt vaak tot verborgen kosten of een systeem dat niet aan uw verwachtingen voldoet.
Andere veelvoorkomende valkuilen zijn een zogenaamde vendor lock-in (sommige platforms of aanbieders maken het vooraf al lastig om later over te stappen) en gevoelsmatige beslissingen (de selectie wordt gebaseerd op een mooie demo of een vlotte verkoper).
Het is onze rol om u te behoeden voor deze valkuilen. We zorgen voor een gestructureerde aanpak die gebaseerd is op feiten, data en een diepgaand begrip van uw zakelijke behoeften. We helpen u onafhankelijk met het vraagstuk wélk type platform u nodig heeft en helpen u vragen te beantwoorden over de kostenstructuur op lange termijn, schaalbaarheid, continuiteit, het datamodel, integreerbaarheid, afhankelijkheden van derden en het serviceniveau van de belangrijkste aanbieder.
De RFP en partnerselectie
We waren reads in de lead of betrokken bij tientallen grote leveranciersselecties en hanteren en verfijnen daarin telkens onze beproefde methodiek voor het selecteren van het juiste platform en de beste partner voor de implementatie van dat platform, waardoor u verzekerd bent van een weloverwogen beslissing.
Op basis van de platformselectie of een short list van mogelijke platformen beginnen we met het identificeren van de meest geschikte leveranciers. We nemen onafhankelijkheid zeer serieus en onderhouden geen enkele financiële band met softwareleveranciers, zodat u erop kunt vertrouwen dat ons advies objectief en uitsluitend in uw belang is.
De RFP is de spil van het selectieproces. De RFP is een gedetailleerd document waarin u uw eisen, verwachtingen en criteria voor de selectie vastlegt. Wanneer we samen met u de short list hebben vastgesteld, leggen wij meestal vooraf contact met hen om een realistische timing voor beantwoording af te spreken en eventuele punten vast te leggen die zij in een RFP nodig hebben. Vervolgens stellen wij de RFP. Deze bevat naast een algemene bedrijfsintroductie en uw lijst van vereisten ook specifieke vragen over functionaliteit, technologie, support, implementatieaanpak en prijzen. Een goed opgestelde RFP zorgt ervoor dat potentiële partners een gestandaardiseerde, vergelijkbare offerte kunnen indienen. Dit bespaart u tijd en voorkomt miscommunicatie.
Wanneer de voorstellen van de leveranciers binnenkomen, beginnen we met de objectieve evaluatie. We beoordelen elk voorstel op basis van een vooraf gedefinieerd scoringsmodel. Dit model weegt factoren zoals functionaliteit, technologie, prijs, support, implementatiemethodologie en ervaring. We plannen ook presentaties en demo’s in om de oplossingen in de praktijk te zien en geselecteerde antwoorden op de RFP-vragen te verifiëren.
Na de selectie van de voorkeurspartner begeleiden we u in de onderhandelingsfase. We helpen u bij het uitwerken van een contract dat duidelijkheid schept over de projectomvang, de kosten, de deadlines en de service level agreements (SLA’s).
Kan u als kleine onderneming een Amazon private brand overleven?
De afgelopen jaren heeft de meest gevreesde retailer van het internet, Amazon, in een razend tempo zijn eigen huismerken geïntroduceerd, zijn portfolio herstructureerd en ermee begonnen te adverteren. Hoewel huismerken […]