Veel ondernemingen bevinden zich in een fase dat zij vervanging zoeken voor hun eerste generatie van digitale systemen. Zij hebben de nood om hun digitale architectuur te vernieuwen of professionaliseren. De gebruikte platformen zijn verouderd of het gat tussen de bestaande mogelijkheden en nieuwe wensen is dusdanig groot dat een investering vereist is. Staat u voor zo’n uitdaging, dan kan het interessant zijn uzelf te laten begeleiden door een onafhankelijke partners voor het opstellen van de Request For Proposal (RFP) en daaropvolgende partner- en platformselectie.
Wanneer u tot de conclusie komt dat uw bestaande systemen een flinke upgrade nodig hebben en u uw tech stack zou moeten herzien, dan is de eerste en meest logische stap om uw wensen te formaliseren. U doet dit middels het samenstellen van een lijst met vereisten, ook wel business requirements genoemd. Deze lijst gebruikt u als intern discussiedocument en kan ten grondslag liggen aan een briefing naar externe partijen die u ondersteunen in de bouw van uw digitale infrastructuur. De business requirements omvatten onder meer een gedetailleerde oplijsting van alle vereisten vanuit een commercieel en operationeel oogpunt. Indien de conclusie is dat 1 of meerdere platformen in uw architectuur vervangen dient te worden, spreken we vervolgens van een replatforming. Meestal volgt er dan na het opstellen van een initiele lijst van vereisten een offerteronde, ook wel request for proposals. De request for proposal kan voorafgaan door een informatieuitvraag, een request for information.
Als onderneming maakt u vooraf aan het uitsturen van uw RFP eerst een strategische keuze over het type platform dat u zoekt. Kiest u voor een proprietary of open-source platform? Wenst u een platform dat volledig wordt onderhouden door een commerciële, gespecialiseerde, onderneming – of wenst u een platform ondersteund door een brede community van programmeurs? Idem dito maakt u beter vooraf een strategische keuze of het platform een Software as a Service (SaaS) platform dient te zijn, of eerder self-managed.
Wenst u een platform waarbij 1 partij het volledige technische onderhoud voor zijn rekening neemt – of wenst u het beheer zelf te doen, waarbij u componenten als de servers, databases, software enzovoort zelf orchestreert?
Wanneer u verschillende leveranciers benadert voor een offerte, dient u die daarna inhoudelijk te beoordelen. In de praktijk zullen deze leveranciers u een oplossingsrichting, of solution direction, aanbevelen. Meestal bevat die oplossing een combinatie van meerdere technologieën, ook wel een technology stack genoemd. Bij de keuze van de juiste technologische componenten is de opgelijste functionaliteit de basis. In feite kiest u in deze fase dus voor zowel een leveranciers als het platform.
Een valkuil bij het kiezen van een nieuwe digitale partner is om blindelings te kiezen voor een specifieke partner op basis van een doorverwijzing door vriend of collega. Uw uitdagingen verschillen immers van die van anderen. Beschikt uw mogelijke partner bijvoorbeeld over voldoende sectorkennis? Een andere valkuil is om enkel prijs als beslissingscriterium te hanteren. Stel u heeft een nieuwe website nodig, stelt de potentiele partner dan een op maat ontwerp voor, of een ontwerp op basis van standaardthema’s? Hoeveel revisies worden voorzien? Moet u zelf alle content input voorzien, of doet de partner dat? Op welke wijze wordt er geautomatiseerd? Worden er koppelingen voorzien met andere platformen (ERP, CRM, boekhouding, ..) en op welke wijze?
Met andere woorden: bepaal voor uzelf welk type platform u nodig heeft en beantwoord uzelf vragen over de kostenstructuur op lange termijn, schaalbaarheid, continuiteit, het datamodel, integreerbaarheid, afhankelijkheden van derden en het serviceniveau van de belangrijkste aanbieder.
Vragen die u uzelf dient te stellen zijn onder meer:
- het systeem moet in staat om mee te groeien aan uw noden; het systeem moet tevens goed genoeg presteren bij een groot aantal klanten of producten; een belangrijke graadmeter is bijvoorbeeld ook de populariteit van het systeem onder ontwikkelaars; kan u eventueel zelf voor het systeem aanvullende functionaliteit ontwikkelen en hoe moeilijk is dat?
- de continuïteit van uw onderneming is essentieel; gratis plugins zijn meestal een utopie, uiteindelijk moet iemand voor zijn werk betaald worden; een belangrijke graadmeter voor wat betreft de betrouwbaarheid zijn de reviews (welke problemen zijn bekend, en hoe wordt daarop gereageerd?) en het aantal betalende klanten;
- heeft het systeem een matuur datamodel en kan deze data eenvoudig bewerkt worden? Is de data eenvoudig en veilig te im- en exporteren?
- bestaan er standaardintegraties met derde systemen en biedt het systeem een (eenvoudige) API?
Doe zeker geen aannames en verwacht niet dat iets ‘standaard ‘ is. Test ook zeker de admin omgeving van verschillende platformen in een demo omgeving om een beter beeld te vormen van de aangeboden software en test deze tegen de lijst met functionele vereisten. Uw technologiekeuze is meestal zeer bepalend voor succes en kan niet 1-2-3 aangepast worden wanneer u een foute keuze heeft gemaakt.
Kan u als kleine onderneming een Amazon private brand overleven?
De afgelopen jaren heeft de meest gevreesde retailer van het internet, Amazon, in een razend tempo zijn eigen huismerken geïntroduceerd, zijn portfolio herstructureerd en ermee begonnen te adverteren. Hoewel huismerken niet nieuw zijn in de detailhandel, moet het assortiment van Amazon door producenten over de hele wereld worden gevreesd. De merken van de gigant nemen…